Налоговые документы в США: какие формы нужно знать и хранить

Form W-2 — зарплата работника
Form W-2, Wage and Tax Statement — один из основных налоговых документов для человека, работающего как employee. Работодатель формирует W-2 по итогам календарного года. В документе отражаются заработная плата и суммы налогов, которые были удержаны из нее в течение года.

Работодатель также передает данные W-2 в Social Security Administration. IRS подчеркивает, что эта информация важна не только для налоговой отчетности, но и для расчета Social Security и Medicare benefits.

В W-2 можно увидеть, в частности:

• wages, tips и другое taxable compensation;
• federal income tax withheld;
• Social Security wages и tax;
• Medicare wages и tax;
• определенные retirement plan данные;
• state и local tax information, если применяется.

Работники обычно получают W-2 в начале следующего года, чтобы использовать его при подготовке налоговой декларации. IRS отмечает, что работодатели обычно отправляют эти формы в конце января. Если человек работал у нескольких работодателей, он может получить несколько W-2.

Form W-4 — сколько налога удерживать из зарплаты
W-4 и W-2 часто путают, хотя это совершенно разные документы. Form W-4, Employee's Withholding Certificate заполняет сам работник и передает работодателю. Она помогает работодателю определить, сколько federal income tax удерживать из каждого paycheck.

W-4 обычно заполняют при начале новой работы. Но IRS рекомендует рассмотреть возможность обновления формы при изменении личной или финансовой ситуации — например, после изменения семейного положения, появления дополнительного дохода или других обстоятельств, влияющих на налоговые удержания.

W-4 не является годовой налоговой декларацией и обычно не отправляется работником самостоятельно в IRS. Если из зарплаты удерживается слишком мало налога, при подаче декларации может возникнуть дополнительная сумма к оплате. Если удерживалось слишком много — налогоплательщик потенциально может получить refund после подачи декларации.

Form 1099 — доход не только от работодателя
Серия 1099 используется для отражения различных видов доходов и финансовых операций. Существует много вариантов формы 1099, и человек может получить несколько разных форм за один год. Одна из наиболее распространенных — Form 1099-NEC, Nonemployee Compensation. Она используется для сообщения nonemployee compensation, то есть выплат человеку, который выполнял работу не как обычный employee.

Для freelancer или independent contractor 1099-NEC может быть одним из основных документов при подготовке налоговой декларации. Но отсутствие 1099 не обязательно означает, что доход можно не указывать. Налоговая обязанность определяется правилами налогообложения дохода, а не только фактом получения информационной формы.

1099-NEC и 1099-MISC
1099-NEC используется преимущественно для nonemployee compensation. 1099-MISC предназначена для других категорий определенных выплат — например, rent, prizes, awards и некоторых других видов income. IRS поддерживает отдельные инструкции для 1099-MISC и 1099-NEC, поскольку эти формы используются для разных типов платежей.

Если человек одновременно работает по W-2 и выполняет freelance projects, он может получить и W-2, и одну или несколько 1099. Это нормальная ситуация: данные просто относятся к разным источникам дохода.

Form W-9
Form W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification часто предоставляется человеку до того, как ему начинают выплачивать доход как independent contractor или по другим операциям, для которых плательщику потребуется налоговая информация.

На W-9 человек сообщает правильный Taxpayer Identification Number — TIN — и соответствующую certification. IRS указывает, что W-9 используется, в частности, для информации о выплаченном доходе, некоторых операциях с недвижимостью, mortgage interest, cancellation of debt и определенных других операциях.

W-9 обычно передается плательщику, а не отправляется человеком в IRS как налоговая декларация. Форма содержит чувствительные персональные данные, поэтому передавать ее следует только проверенной организации через безопасный канал.

Form 1099-INT — проценты банка
Если человек получает процентный доход от savings account, certificate of deposit или другого финансового продукта, банк может сформировать Form 1099-INT, Interest Income. IRS использует эту форму для отчетности по определенному процентному доходу. В частности, 1099-INT обычно применяется при reportable interest начиная с установленных IRS сумм.

Полученный 1099-INT необходимо учитывать при подготовке tax return. Не следует путать эту форму с обычным bank statement.
Bank statement показывает операции и остаток счета, а 1099-INT — налоговую информацию о процентном доходе.

Form 1099-DIV — дивиденды
Владельцы инвестиционных счетов могут получить Form 1099-DIV, Dividends and Distributions. Банки, брокеры и другие финансовые учреждения используют ее для сообщения определенных dividend и distribution доходов налогоплательщику и IRS.

В форме могут быть указаны обычные и qualified dividends, capital gain distributions и другие данные. Если у человека несколько brokerage accounts, он может получить несколько 1099-DIV.

Другие формы серии 1099
В зависимости от финансовой ситуации могут встречаться и другие документы. 1099-R используется для определенных distributions из pension plans, retirement plans, IRA, annuities и подобных источников. IRS указывает, что форма применяется для соответствующих distributions от $10 и выше.

Также существуют:
1099-B — для определенных broker и investment transactions;
1099-K — для определенных payment card и third-party network transactions;
1099-G — для некоторых государственных выплат;
1099-S — для определенных real estate transactions;
и другие формы серии.

Важно смотреть не только на номер 1099, но и на точное название документа.

Form 1040 — основная налоговая декларация
Form 1040, U.S. Individual Income Tax Return — основная федеральная налоговая декларация для физических лиц в США. IRS прямо указывает, что Form 1040 используется налогоплательщиками для подачи ежегодной individual income tax return.

При ее заполнении объединяются данные из разных документов: W-2, 1099, банковских и инвестиционных форм, документов по deductions и credits и других источников. К Form 1040 при необходимости добавляются дополнительные schedules.

Например, Schedule 1 используется для определенного дополнительного дохода и adjustments, включая некоторые виды доходов, которые не помещаются непосредственно в основные строки Form 1040. Не каждому человеку требуются одинаковые schedules.

Self-employed и Schedule C
У человека, работающего на себя, налоговые документы обычно отличаются от документов обычного employee. Freelancer, sole proprietor или другой self-employed taxpayer может получать 1099-NEC, 1099-K и другие формы, но при подготовке декларации важно учитывать фактический business income и допустимые business expenses.

Для многих sole proprietors используется Schedule C — Profit or Loss From Business вместе с Form 1040. Также self-employed человек может иметь обязанность по self-employment tax и estimated tax payments. Поэтому не стоит считать, что форма 1099 сама по себе является готовой налоговой декларацией.

Form 1098 — ипотечные проценты
Владельцы недвижимости с mortgage могут получить Form 1098, Mortgage Interest Statement. Она используется lender для сообщения определенных mortgage interest payments. По действующим инструкциям IRS Form 1098 используется, когда в ходе бизнеса от физического лица получено mortgage interest в размере $600 или более за год, при соблюдении применимых условий.

Сам факт получения Form 1098 не означает автоматически, что вся указанная сумма может быть deducted. Право и размер deduction зависят от налоговой ситуации человека и применимых ограничений.

Form 1098-T и документы об обучении
Студенты колледжей и университетов могут получить Form 1098-T, Tuition Statement. Она содержит определенную информацию об образовании и может использоваться при определении права на образовательные налоговые credits.

Существует также Form 1098-E, Student Loan Interest Statement, связанная с определенным interest по student loans.
IRS поддерживает отдельные актуальные формы 1098-E и 1098-T и инструкции к ним.

Получение документа само по себе еще не означает автоматического права на налоговый вычет или credit — необходимо проверять требования конкретной налоговой льготы.

Form 1095-A — медицинская страховка через Marketplace
Если человек или член его household был застрахован через Health Insurance Marketplace, он получает Form 1095-A, Health Insurance Marketplace Statement. Форма приходит от Marketplace, а не непосредственно от IRS.

В ней содержится информация о периоде insurance coverage, premiums и advance payments of the premium tax credit. Данные из 1095-A используются для расчета и reconciliation Premium Tax Credit через Form 8962.

Если человек получил несколько Marketplace policies в течение года, например после изменения семейного состава или insurance plan, он может получить более одной формы 1095-A. Перед подачей декларации важно проверить правильность данных в форме.

ITIN и Form W-7
Не каждый человек, которому необходимо взаимодействовать с американской налоговой системой, имеет Social Security Number. ITIN — Individual Taxpayer Identification Number предназначен для людей, которым необходим U.S. taxpayer identification number для федеральных налоговых целей, но которые не имеют права получить SSN.

Для подачи заявления используется Form W-7. ITIN состоит из девяти цифр и используется для налоговых целей.
Важно понимать, что получение ITIN само по себе не является разрешением на работу и не заменяет Social Security Number для других целей.

При первом получении ITIN Form W-7 обычно подается вместе с federal tax return, если человек не подпадает под предусмотренное правилами исключение.

Tax transcript — подтверждение налоговой истории
Иногда человеку требуется не копия самой декларации, а официальная информация IRS о ранее поданных налогах.Для этого используются tax transcripts. IRS предоставляет несколько типов transcripts бесплатно.

Среди них:
Tax Return Transcript — показывает большинство данных из первоначально поданной Form 1040.
Tax Account Transcript — содержит основные сведения о налоговом аккаунте и изменения после подачи декларации.
Record of Account Transcript — объединяет информацию двух предыдущих документов.
Wage and Income Transcript — показывает данные, которые IRS получил по W-2, 1098, 1099, 5498 и другим information returns.
Verification of Non-Filing Letter — подтверждает, что IRS на момент запроса не имеет записи о поданной Form 1040-series return за соответствующий период.

Tax transcript часто требуется при mortgage, financial aid или других процедурах.

Как получить tax transcript
Проще всего использовать IRS Individual Online Account. Там можно просматривать, скачивать и распечатывать доступные transcripts бесплатно. Также определенные transcripts можно заказать по почте или через автоматическую телефонную систему IRS.

Для более формального запроса используется Form 4506-T, Request for Transcript of Tax Return. Если нужна не transcript, а полноценная копия ранее поданной декларации, используется другая процедура — Form 4506, Request for Copy of Tax Return. IRS подчеркивает, что transcript и копия декларации — не одно и то же.

Что делать, если налоговая форма потерялась
Многие документы сейчас доступны в электронном виде. W-2 можно повторно запросить у employer или через payroll system.
1099 часто можно скачать в online banking, brokerage account или аккаунте компании, которая его выдала.

1095-A для федерального Marketplace можно получить через HealthCare.gov account. Кроме того, Wage and Income Transcript IRS может показать информацию из W-2, 1098, 1099 и некоторых других forms, которые были переданы в IRS.

При этом transcript может появиться не сразу после выдачи документа, поэтому не следует автоматически использовать его как замену каждой оригинальной форме.

Проверяйте документы на ошибки
Перед подачей tax return полезно проверить:
имя и фамилию;
Social Security Number или ITIN;
суммы income;
federal tax withheld;
данные работодателя или payer;
банковские и инвестиционные суммы;
health insurance information.

Если W-2 или 1099 содержит ошибку, обычно лучше сначала обратиться к организации, которая выпустила документ, и попросить corrected form. Не стоит самостоятельно изменять цифры на официальной форме.

При исправлении информационного документа организация может выдать форму с отметкой CORRECTED.

Не подавайте декларацию слишком рано
Tax return желательно подавать после того, как получены все необходимые налоговые документы. Если человек получил W-2 от одного работодателя, но ожидает еще 1099-INT, 1099-NEC или инвестиционную форму, преждевременная подача может привести к необходимости исправлять декларацию.

Полезно заранее составить список всех источников дохода за год:
работа;
freelance;
банковские проценты;
инвестиции;
аренда;
пенсионные выплаты;
государственные выплаты;
другие источники.

Так проще заметить отсутствующий документ.

Нужно ли хранить налоговые документы
Не стоит выбрасывать налоговые документы сразу после получения refund. IRS рекомендует хранить records, которые подтверждают income, deductions и credits, столько времени, сколько они могут понадобиться для налоговых целей.
Срок зависит от вида документа и ситуации.

Как минимум полезно сохранять:

• копии поданных tax returns;
• W-2;
• 1099;
• документы, подтверждающие deductions и credits;
• mortgage и education tax forms;
• подтверждения tax payments;
• correspondence от IRS;
• документы по крупным активам и недвижимости.

Документы, связанные с purchase price и improvements недвижимости или инвестиционных активов, могут быть нужны значительно дольше обычной годовой налоговой документации.

Электронные документы имеют значение
Tax document не обязательно должен приходить в бумажном конверте. Работодатель, банк, brokerage company или Marketplace может предоставить документ электронно через защищенный online account.

Перед тем как удалить аккаунт или сменить банк, работодателя или инвестиционную платформу, полезно скачать нужные tax forms и statements. PDF-копии желательно хранить в защищенном месте.

Налоговые документы содержат SSN, адрес, доход и другую чувствительную информацию, поэтому их не стоит хранить в открытой папке или пересылать через случайные сервисы.

Остерегайтесь налогового мошенничества
IRS и другие государственные органы регулярно предупреждают о phishing и tax scams. Неизвестный человек может представиться сотрудником IRS и потребовать немедленно отправить Social Security Number, W-2, банковские реквизиты или оплатить «налоговый долг».

Не передавайте tax documents только потому, что получили неожиданное сообщение или звонок. Если запрос якобы пришел от IRS, безопаснее самостоятельно войти в официальный IRS account или связаться с ведомством через официальные контакты.
Особенно осторожно обращайтесь с Form W-9 и документами, содержащими полный TIN.

Основной набор документов перед подачей налоговой декларации
Для обычного налогоплательщика список может выглядеть следующим образом:

1. Form W-2 от всех работодателей.
2. Полученные Forms 1099.
3. Form 1095-A, если была страховка через Marketplace.
4. Forms 1098, если они относятся к вашей ситуации.
5. Документы о других источниках дохода.
6. Records, подтверждающие применимые deductions и credits.
7. Информация о ранее уплаченных estimated taxes.
8. Банковские данные для direct deposit refund, если выбран этот способ.
9. Предыдущая tax return при необходимости.
10. SSN или ITIN для людей, указанных в декларации.

Конкретный комплект зависит от дохода, семейного положения, бизнеса, инвестиций и других обстоятельств.

Главное
Налоговые документы в США выполняют разные функции. W-2 показывает зарплату employee и удержанные налоги. W-4 определяет withholding у работодателя. W-9 сообщает payer налоговый идентификатор. 1099 используется для различных видов дохода и финансовых операций. 1098 связан с определенными расходами, например mortgage interest. 1095-A используется при Marketplace insurance, а Form 1040 является основной индивидуальной федеральной налоговой декларацией.

Полученные формы следует проверять на ошибки и сохранять вместе с другими документами, подтверждающими доходы и расходы. Если какой-либо формы нет, сначала стоит обратиться к организации, которая должна ее выдать, а при необходимости проверить данные через IRS transcripts.