Банковские документы в США: основные виды и для чего они нужны

Bank statement — банковская выписка
Один из основных документов — bank statement, или банковская выписка. В ней отражаются операции по счету за определенный период: поступления, покупки, переводы, снятие наличных, комиссии, проценты и остаток денежных средств.

Большинство банков и credit unions отправляют statements ежемесячно. Федеральные правила требуют ежемесячную periodic statement при наличии хотя бы одной электронной операции за соответствующий месяц. Если таких операций нет, в некоторых случаях выписка может предоставляться реже. Consumer Financial Protection Bureau

Сегодня распространены electronic statements — eStatements. Они обычно доступны в банковском приложении в формате PDF и содержат ту же основную информацию, что и бумажная выписка.

Bank statement может потребоваться при аренде жилья, оформлении некоторых кредитов, подтверждении наличия денежных средств или в других ситуациях, когда необходимо показать историю счета.

Что указано в банковской выписке
Формат зависит от финансового учреждения, но обычно statement содержит:

• имя владельца счета и частично или полностью адрес;
• название банка;
• период, за который сформирована выписка;
• starting и ending balance;
• deposits и другие поступления;
• debit card transactions и снятие наличных;
• checks и electronic payments;
• банковские fees;
• начисленные проценты.

Выписки нужно периодически проверять. FDIC рекомендует внимательно просматривать account statements и своевременно сообщать банку о неизвестных или ошибочных электронных операциях. Для некоторых unauthorized electronic transfers срок уведомления особенно важен. fdic.gov

Account number и routing number
При банковских переводах и direct deposit часто используются два номера. Account number идентифицирует конкретный банковский счет клиента. Routing number, или ABA routing number, идентифицирует финансовое учреждение в американской банковской системе для определенных видов внутренних операций.

Эти данные можно найти в online banking, банковских документах или на бумажных чеках. Для international wire transfer дополнительно могут понадобиться SWIFT/BIC и другие реквизиты, предоставленные банком.

Routing number может отличаться в зависимости от операции. Например, банк может использовать разные инструкции для ACH transfer и wire transfer. Поэтому для крупного перевода лучше брать реквизиты непосредственно из официальных инструкций банка.

Direct deposit form
Direct deposit позволяет работодателю или другой организации переводить деньги непосредственно на банковский счет.
При начале новой работы сотрудника часто просят предоставить direct deposit authorization form. Обычно в ней указываются имя владельца счета, название банка, routing number, account number и тип счета — checking или savings. Иногда работодатель дополнительно просит voided check.

CFPB рекомендует при смене банковского счета заполнить документы работодателя для перенаправления direct deposit на новый счет и убедиться, что новое зачисление уже начало работать, прежде чем закрывать старый счет. Consumer Financial Protection Bureau

Что такое voided check
Voided check — это обычный персональный чек, на котором крупно написано VOID. Он не предназначен для оплаты. Такой чек иногда предоставляют работодателю или организации, чтобы подтвердить routing number и account number.

Если бумажных checks у человека нет, банк или работодатель часто предлагает другой способ подтвердить реквизиты — например, direct deposit form из online banking. Перед отправкой документа всегда следует проверять, кому именно передаются банковские данные.

Account agreement и банковские disclosures
При открытии checking или savings account клиент получает условия обслуживания счета. Они могут называться Deposit Account Agreement, Account Agreement, Fee Schedule, Truth in Savings Disclosure или похожим образом. В этих документах указываются правила счета: процентная ставка, APY, minimum balance requirements, комиссии и другие условия.

Федеральный Truth in Savings Act требует, чтобы банки раскрывали потребителям информацию о fees, interest rates и других существенных условиях депозитных счетов. FDIC рекомендует хранить и периодически проверять такие disclosures. fdic.gov

Особенно полезно посмотреть правила overdraft, monthly maintenance fee, ATM fees и требования для освобождения от ежемесячной платы.

Документы при открытии банковского счета
Документы, которые банк выдает, и документы, которые банк просит предоставить, — разные категории. При открытии счета финансовое учреждение должно установить личность клиента. Конкретный набор документов определяется банком и применимыми правилами. CFPB рекомендует заранее спрашивать выбранный банк или credit union, какие формы identification он принимает для открытия счета. Consumer Financial Protection Bureau

После открытия важно сохранить account agreement и подтверждение открытия счета. Не следует отправлять фотографии паспорта, Social Security Number или банковские реквизиты неизвестным людям, которые утверждают, что помогают «активировать» банковский счет.

Персональный чек
Несмотря на активное использование банковских карт и электронных переводов, personal checks в США все еще используются. На чеке указываются получатель — payee, сумма платежа, дата и подпись владельца счета. После обработки check становится cancelled check.

Банк не обязан во всех случаях отправлять клиенту физические копии погашенных чеков вместе с выпиской. Обычно statement показывает номер чека, сумму и дату, а копию check image при необходимости можно запросить отдельно. CFPB отмечает, что финансовые учреждения в общем случае хранят копии чеков определенное время, а за получение дополнительных изображений может взиматься комиссия. Consumer Financial Protection Bureau

Cashier's check
Cashier's check отличается от обычного personal check. Он выпускается самим банком после того, как банк получает соответствующую сумму от клиента. Такой инструмент иногда используется при крупных платежах — например, при покупке автомобиля, внесении определенных депозитов или сделках, где получатель не хочет принимать обычный personal check.

При покупке cashier's check банк выдает подтверждение операции. Его желательно сохранять до тех пор, пока получатель не подтвердит получение средств. При этом наличие слова cashier's check само по себе не гарантирует, что документ настоящий. Поддельные cashier's checks являются распространенным элементом финансового мошенничества.

ACH и wire transfer
Электронные банковские переводы могут проходить по разным системам. ACH широко используется для зарплаты, автоматических платежей, переводов между счетами и других внутренних операций. Wire transfer обычно используется для более быстрых или крупных внутренних и международных переводов.

После отправки перевода банк может предоставить transaction confirmation или receipt с суммой, датой и reference number.
Такое подтверждение лучше сохранять, особенно если речь идет о крупной сумме. Нельзя сообщать банковские реквизиты и codes человеку только потому, что он обещает отправить деньги. Перед international wire следует брать инструкции непосредственно у банка.

Proof of funds
При некоторых финансовых операциях человека могут попросить предоставить proof of funds — подтверждение наличия определенной суммы денег. Единого государственного документа с таким названием нет. В зависимости от требований получателя подтверждением может служить свежий bank statement или специальное письмо от банка.

Например, при крупных финансовых сделках организация может попросить документ, подтверждающий доступный balance, но не обязательно всю историю расходов клиента. Перед отправкой полной банковской выписки полезно уточнить, какие именно данные действительно нужны.

Bank letter
Банк иногда может предоставить официальное письмо, подтверждающее определенную информацию о счете. Такой документ могут называть bank letter, account verification letter или bank confirmation letter. Содержание зависит от банка и цели запроса. В нем могут указываться имя владельца, наличие счета или другие сведения, которые финансовое учреждение готово подтвердить.

Не существует одного универсального шаблона bank letter для всех американских банков. Если документ требуется университету, арендодателю, консульству или другой организации, лучше сначала получить их требования, а затем запросить соответствующее подтверждение в банке.

Form 1099-INT
Отдельная категория банковских документов связана с налогами. Если банк выплачивает владельцу счета процентный доход, при выполнении применимых требований может быть сформирована Form 1099-INT — Interest Income.

IRS указывает, что финансовые учреждения в общем случае отражают на Form 1099-INT определенный процентный доход от $10 и более, а также некоторые другие предусмотренные правилами суммы. irs.gov

Форма обычно становится доступна после окончания календарного года и используется при подготовке налоговой декларации. Не следует путать 1099-INT с обычной банковской выпиской: statement показывает операции по счету, а 1099-INT является налоговым информационным документом. Для некоторых nonresident aliens применяются другие налоговые формы и правила.

Form W-9
Банк может попросить клиента заполнить Form W-9 — Request for Taxpayer Identification Number and Certification.
Эта форма используется для предоставления корректного Taxpayer Identification Number — например, SSN или другого подходящего TIN — и соответствующей налоговой certification.

W-9 не является банковской выпиской и сама по себе не означает, что человек должен заплатить налог непосредственно банку. Если финансовое учреждение запрашивает налоговую форму, лучше заполнять ее через официальный канал банка и не отправлять документы с SSN по незащищенной электронной почте.

Документы по credit card и кредитам
Если человек пользуется кредитной картой или банковским loan, он получает отдельные документы. Credit card statement показывает purchases, payments, fees, interest charges, available credit, minimum payment и due date.

При оформлении кредита клиент также получает disclosure документов с процентной ставкой, стоимостью займа и другими условиями.

Эти документы необходимо хранить как минимум до тех пор, пока соответствующая операция или спор не закрыты.
Особенно внимательно стоит проверять APR, late fees и условия promotional rates.

Подтверждение закрытия счета
Если банковский счет больше не нужен, его желательно закрывать официально. После переноса direct deposits, automatic payments и оставшихся денег CFPB рекомендует запросить у финансового учреждения письменное подтверждение закрытия счета. Consumer Financial Protection Bureau

Это поможет в ситуации, если позднее появится вопрос о fee или supposedly active account. Не следует просто вывести balance до $0 и считать, что счет автоматически закрыт.

Какие банковские документы стоит хранить
Не обязательно постоянно хранить бумажные копии абсолютно каждого документа, особенно если они надежно доступны в online banking.

Однако полезно сохранять:

• основные account agreements и актуальные fee schedules;
• важные bank statements;
• подтверждения крупных wire transfers;
• документы по loan и credit card agreements;
• Form 1099-INT и другие налоговые формы;
• подтверждение открытия или закрытия счета;
• документы по спорным или возвращенным платежам.

Перед закрытием счета лучше скачать необходимые statements, поскольку доступ к online banking впоследствии может быть ограничен.

Как защищать банковские документы
Bank statements и формы могут содержать имя, адрес, последние цифры счета и другие персональные финансовые сведения.
Поэтому не стоит публиковать их в открытом доступе или отправлять неизвестным людям.

Особенно осторожно обращайтесь с:

• полным account number;
• online banking login и password;
• PIN;
• одноразовыми verification codes;
• Social Security Number;
• изображениями debit card;
• wire transfer instructions.

Настоящий банковский сотрудник не должен просить передать ему пароль от online banking или одноразовый security code для «подтверждения личности» в сомнительном телефонном разговоре.

Если неизвестный человек запрашивает банковские документы, лучше самостоятельно найти официальный номер финансового учреждения и проверить запрос.

Главное
Банковские документы в США выполняют разные функции. Bank statement показывает историю счета. Direct deposit form содержит данные для получения электронных платежей. Account agreement определяет условия обслуживания. Cashier's check и wire receipt подтверждают отдельные операции, а Form 1099-INT используется для налоговой информации о процентном доходе.

Не существует одного «банковского документа», который подходит для всех ситуаций. Если университет, landlord, государственный орган или другая организация просит подтверждение из банка, сначала уточните точное название и требования к документу.

И обязательно защищайте банковские реквизиты: передавайте финансовые документы только проверенному получателю и через безопасный канал.