Как заполнить I-9 в США: документы, сроки и важные правила

Что такое форма I-9
Form I-9, Employment Eligibility Verification — это федеральная форма, которую используют работодатели США для проверки личности и права нового сотрудника на работу.

Документ состоит из нескольких частей. Сотрудник заполняет свою часть, а работодатель или его уполномоченный представитель проверяет представленные документы и заполняет соответствующий раздел формы.

Важно понимать, что заполненная форма обычно хранится у работодателя. Ее не нужно самостоятельно отправлять в USCIS или ICE.

Когда нужно заполнить форму I-9
Сотрудник должен заполнить и подписать Section 1 не позднее первого дня работы. При этом форму можно заполнить раньше первого рабочего дня, но только после того, как предложение о работе уже принято.

Работодатель должен завершить Section 2 в течение трех рабочих дней после первого дня работы. Если сотрудника нанимают менее чем на три рабочих дня, Section 2 необходимо заполнить не позднее первого рабочего дня.

Раздел 1: информация о сотруднике
Section 1 заполняет сам сотрудник.
Здесь необходимо указать основные персональные данные, включая:

• полное юридическое имя;
• текущий адрес;
• дату рождения;
• статус гражданства или иммиграционный статус;
• дополнительные данные, если они применимы к выбранному статусу;
• подпись и дату заполнения.

Все данные должны соответствовать вашим актуальным официальным документам. Если какое-либо поле не относится к вашей ситуации, его следует оставить пустым в соответствии с инструкциями к форме.

Как указать свое имя
При заполнении формы необходимо использовать текущее юридическое имя. Если у вас ранее была другая фамилия, например после брака или изменения имени, в форме предусмотрено отдельное поле для прежних фамилий.

Важно внимательно проверить написание имени. Даже небольшая ошибка может привести к необходимости исправлять документы работодателю.

Лучше сверять данные с паспортом, грин-картой или другим официальным документом.

Как выбрать статус
В Section 1 сотрудник должен выбрать один вариант, который соответствует его текущему статусу. В форме предусмотрены категории, связанные с гражданством или иммиграционным положением. В зависимости от выбранного варианта могут потребоваться дополнительные сведения, например USCIS Number или другие данные, предусмотренные инструкциями.

Не стоит выбирать статус наугад. Если вы не уверены, какая категория соответствует вашей ситуации, лучше обратиться к официальным инструкциям USCIS или получить консультацию у уполномоченного специалиста по иммиграционным вопросам.

Нужно ли указывать номер Social Security
Указание Social Security Number в форме может быть добровольным, если работодатель не участвует в системе E-Verify.
Если работодатель использует E-Verify, номер Social Security Number может быть необходим для соответствующей процедуры проверки. ITIN нельзя указывать вместо SSN в этом поле.

Электронная почта и номер телефона
Электронная почта и номер телефона в Section 1 могут быть необязательными полями. При этом, если работодатель использует E-Verify и передает эти данные в систему, сотрудник может получать важную информацию о своем деле.

Перед заполнением внимательно прочитайте инструкцию и уточните у работодателя, как организован процесс оформления.

Какие документы нужны для формы I-9
После заполнения Section 1 необходимо предоставить работодателю документы из официального списка Lists of Acceptable Documents. Существует два основных варианта.

Первый — предоставить один документ из List A, который одновременно подтверждает личность и право на работу. Второй — предоставить один документ из List B для подтверждения личности и один документ из List C для подтверждения права на работу.

Например, допустимыми документами могут быть паспорт США, Permanent Resident Card, Employment Authorization Document или другие документы из официального списка. Конкретный набор зависит от вашей ситуации.

Что такое List A
Документы из List A подтверждают одновременно личность и право на работу. Поэтому при использовании подходящего документа из этого списка обычно не требуется дополнительно предоставлять отдельный документ из List B или List C.

В официальном списке USCIS среди примеров указаны:

• U.S. Passport или U.S. Passport Card;
• Permanent Resident Card;
• Employment Authorization Document;
• другие документы, перечисленные в актуальной версии формы.

Все документы с указанным сроком действия должны быть действительными, если для конкретного документа не применяются специальные правила или официальные продления.

Что такое List B
Документы из List B используются для подтверждения личности. Например, подходящим документом может быть водительское удостоверение или государственная ID-карта, если документ соответствует требованиям списка. Если вы предоставляете документ из List B, дополнительно потребуется документ из List C, подтверждающий право на работу.

Что такое List C
Документы из List C подтверждают право сотрудника на работу в США. Например, в официальном списке предусмотрены отдельные виды документов, включая некоторые варианты Social Security card без ограничительных надписей и другие документы, указанные USCIS.

Важно: работодатель не должен требовать конкретный документ, если вы предоставляете другой действительный документ или комбинацию документов из официального списка. Сотрудник сам выбирает, какие допустимые документы представить.
Может ли работодатель потребовать паспорт или грин-карту

Как правило, работодатель не должен требовать от сотрудника конкретный документ из списка, если сотрудник предоставил другой допустимый вариант. Например, работодатель не может просто потребовать именно паспорт США или именно грин-карту, если сотрудник имеет право предоставить другой подходящий документ или комбинацию документов.

Правила Form I-9 предусматривают выбор сотрудником допустимых документов из официальных Lists of Acceptable Documents.

Кто заполняет Section 2
Section 2 не заполняет сотрудник.Эту часть оформляет работодатель или уполномоченный представитель работодателя после проверки представленных документов. Работодатель фиксирует информацию о документах, подтверждающих личность и право сотрудника на работу. Сотруднику не нужно самостоятельно заполнять этот раздел.

Кто заполняет Supplement A
Если сотруднику помогает другой человек при заполнении Section 1, например переводчик или человек, который помогает внести информацию, используется соответствующая часть для preparer and/or translator. При этом сотрудник все равно должен лично подписать свою часть формы. Если форму вы заполняете самостоятельно и никто не помогает вам с Section 1, этот раздел обычно не требуется.

Нужно ли заполнять форму на английском языке
В большинстве случаев работодатели в США используют английскую версию Form I-9. Испанская версия имеет специальные правила использования. За пределами Пуэрто-Рико ее можно использовать как вспомогательный перевод, но для обычного процесса оформления применяется английская форма.

Если вам нужна помощь с переводом, можно воспользоваться официальными инструкциями и помощью переводчика, который при необходимости оформит соответствующую сертификацию.

Что делать, если документы потеряны
В некоторых случаях USCIS допускает использование определенных временных receipts вместо документов из официального списка. Однако такие подтверждения действуют только в предусмотренных правилами ситуациях и на ограниченный период. После этого необходимо предоставить соответствующий документ в установленный срок.

Если ваш документ потерян, украден или поврежден, не стоит самостоятельно предполагать, подойдет ли имеющаяся квитанция. Лучше проверить актуальные правила в официальном руководстве USCIS.

Можно ли исправить ошибку в форме
Если при заполнении обнаружена ошибка, ее следует исправлять в соответствии с правилами USCIS. Не рекомендуется просто создавать новую форму без необходимости или вносить изменения таким образом, чтобы невозможно было понять, какие данные были исправлены.

Если ошибка связана с документами, иммиграционным статусом или другой важной информацией, лучше обратиться к работодателю или специалисту, который отвечает за процесс Form I-9.

Нужно ли отправлять форму I-9 в USCIS
Обычно нет. Заполненная Form I-9 хранится у работодателя. USCIS и другие уполномоченные государственные органы могут запросить форму для проверки в предусмотренных законом случаях, но сотрудник самостоятельно обычно не отправляет заполненный документ в USCIS.

Чем I-9 отличается от E-Verify
Form I-9 и E-Verify — это не одно и то же. Form I-9 используется для документального подтверждения личности и права сотрудника на работу. E-Verify — это отдельная интернет-система, которую некоторые работодатели используют для сравнения информации из Form I-9 с данными государственных систем. Некоторые работодатели обязаны участвовать в E-Verify, а другие делают это добровольно.

Распространенные ошибки при заполнении I-9
Одна из самых распространенных ошибок — неправильное написание имени или указание данных, которые не соответствуют официальным документам. Также важно не забыть выбрать подходящую категорию статуса, поставить подпись и дату.
Другие ошибки могут возникнуть при использовании неподходящих документов или неправильном заполнении разделов, которые должен оформлять работодатель.

Перед подписанием стоит еще раз проверить:

• правильность имени;
• актуальность адреса;
• дату рождения;
• выбранный статус;
• обязательные дополнительные данные;
• подпись и дату.

Важные правила безопасности
Форма I-9 содержит персональные данные, поэтому передавать ее следует только работодателю или уполномоченному представителю. Не отправляйте копии паспорта, грин-карты, Social Security Number или других документов неизвестным людям, если вы не уверены в законности и надежности запроса.

Также будьте осторожны с сайтами, которые предлагают платно заполнить I-9 или обещают гарантированное получение права на работу. Официальную форму и инструкции можно получить через USCIS.

Краткий порядок заполнения
Процесс обычно выглядит следующим образом:

1. Вы принимаете предложение о работе.
2. Заполняете Section 1 не позднее первого дня работы.
3. Предоставляете работодателю допустимые документы.
4. Работодатель проверяет документы и заполняет Section 2 в установленный срок.
5. Заполненная форма хранится у работодателя.

Form I-9 — важный документ для официального трудоустройства в США. Сотрудник заполняет Section 1, указывает необходимые персональные данные и предоставляет документы из официального списка.

При этом работодатель заполняет Section 2 и не должен требовать конкретный документ, если сотрудник предоставляет другой допустимый вариант.

Главное при заполнении — использовать актуальную форму, внимательно проверять данные и ориентироваться на официальные инструкции USCIS. Если ваша ситуация связана со сложным иммиграционным статусом или вы не уверены, какую категорию выбрать, лучше получить консультацию у уполномоченного специалиста. Для актуальной версии формы и официальных инструкций используйте материалы USCIS.