Что нужно для официальной работы в США: документы и разрешения

1. Главное — иметь законное право на работу в США
Первое, что необходимо понимать: сам факт нахождения человека в США еще не означает автоматического права на работу.
В зависимости от иммиграционного статуса человек может быть уже автоматически авторизован для трудоустройства либо ему может требоваться отдельное разрешение на работу.

Например, подтверждением права на работу в разных ситуациях могут служить:

• Permanent Resident Card — Green Card;
• Employment Authorization Document — EAD;
• определенные формы I-94 и соответствующий иммиграционный статус;
• американский паспорт для граждан США;
• другие документы или комбинации документов, предусмотренные правилами Form I-9.

Для каждого иммиграционного статуса действуют свои правила, поэтому прежде чем принимать предложение о работе, важно точно понимать, дает ли именно ваш статус право на трудоустройство.

2. Form I-9 — основной документ при приеме на работу
Практически каждому новому сотруднику в США работодатель должен оформить Form I-9 — Employment Eligibility Verification. Эта форма используется для подтверждения двух вещей:

1. личности сотрудника;
2. его права на работу в США.

Сам сотрудник заполняет Section 1 формы I-9 не позднее первого дня работы, но не раньше принятия предложения о трудоустройстве. Затем работодатель проверяет документы сотрудника. Как правило, необходимые документы нужно предоставить в течение трех рабочих дней после первого рабочего дня.

Важно: Form I-9 обычно остается у работодателя. Ее не нужно самостоятельно отправлять в USCIS вместе с заявлением о приеме на работу.

3. Какие документы можно показать для Form I-9
USCIS делит допустимые документы на три основные категории: List A, List B и List C.

Сотрудник может выбрать один из двух вариантов:
Вариант 1: предоставить документ из List A.
Вариант 2: предоставить одновременно один документ из List B и один документ из List C.

Документы List A одновременно подтверждают личность и право на работу. List B подтверждает только личность, а List C — только разрешение на трудоустройство. Работодатель не имеет права самостоятельно требовать от человека определенный документ, если сотрудник предоставляет допустимый вариант из официального списка. Например, если человек имеет право подтвердить трудоустройство другим допустимым документом, работодатель не должен требовать именно Green Card или EAD.

4. Green Card
Permanent Resident Card, или Form I-551, обычно называют Green Card. Для постоянного жителя США Green Card является одним из документов List A: она подтверждает и личность, и право человека работать в Соединенных Штатах. Это означает, что при оформлении Form I-9 обладателю действующей Green Card обычно не требуется дополнительно предъявлять водительские права и Social Security card только для подтверждения права на работу.

В определенных ситуациях временные документы, подтверждающие статус постоянного резидента, также могут использоваться для подтверждения права на трудоустройство. Например, USCIS предусматривает правила для временного I-551/ADIT stamp и некоторых комбинаций документов при ожидании новой Green Card.

5. Employment Authorization Document — EAD
Employment Authorization Document, или Form I-766, часто называют просто work permit или разрешением на работу. EAD представляет собой карточку, которую USCIS выдает определенным категориям иностранцев, имеющим право на трудоустройство. Для Form I-9 действующий EAD относится к документам List A, поскольку подтверждает одновременно личность и разрешение на работу.

EAD может требоваться, например, некоторым людям с определенными иммиграционными категориями или заявителями, которые получили право подать Form I-765 — Application for Employment Authorization. Однако не каждому иммигранту нужен отдельный EAD. Некоторые категории имеют право работать непосредственно на основании своего иммиграционного статуса и соответствующих документов.

Поэтому распространенная формулировка «для работы в США всем нужен work permit» неверна.

6. Form I-94
Form I-94 — Arrival/Departure Record — содержит информацию о въезде человека в США и его классе допуска. Для некоторых иностранных работников именно I-94 вместе с другими документами может подтверждать право на работу. В определенных случаях комбинация действующего иностранного паспорта и I-94 является допустимым документом List A.
Но здесь особенно важно учитывать конкретный класс допуска.

Наличие I-94 само по себе не означает, что человек автоматически может работать у любого работодателя. Право на трудоустройство зависит от указанного статуса и применимых к нему правил.

7. Social Security Number
Social Security Number — один из важнейших идентификационных номеров в США. Работодатели используют SSN, в частности, для отчетности о выплаченной заработной плате.

Однако необходимо понимать важное различие:
SSN сам по себе не является разрешением на работу.
Человек может иметь Social Security Number, но при этом его текущее иммиграционное положение может не давать права на трудоустройство. IRS прямо указывает, что наличие действительного SSN не всегда означает наличие разрешения на работу.
Карты Social Security также бывают разными. SSA, например, выдает карты с пометкой:

VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION
Это означает, что номер действителен, но работать человек может только при наличии соответствующего разрешения от Department of Homeland Security.

Существуют также карты с отметкой:
NOT VALID FOR EMPLOYMENT
Такая карта не подтверждает право на трудоустройство.
Можно ли начать работать, если SSN еще не получен?
В некоторых ситуациях — да.

Social Security Administration прямо указывает, что иностранному работнику не обязательно уже иметь физически полученный SSN до первого рабочего дня. Пока человек ожидает номер, его иммиграционные документы могут подтверждать право на трудоустройство. При этом работодателю в дальнейшем потребуется SSN для правильной отчетности о заработной плате.

Поэтому важно отличать две ситуации:

• человек имеет право на работу, но еще ожидает выдачу SSN;
• человек вообще не имеет разрешения на работу.

Это совершенно разные случаи.

8. Можно ли использовать ITIN вместо SSN?
Нет. Individual Taxpayer Identification Number — ITIN — предназначен для федеральных налоговых целей для людей, которым нужен американский налоговый номер, но которые не имеют права получить SSN.

ITIN:

• не является разрешением на работу;
• не подтверждает иммиграционный статус;
• не заменяет SSN при трудоустройстве;
• не должен использоваться работодателем вместо SSN для Form W-2.

IRS прямо указывает, что ITIN нельзя принимать вместо Social Security Number для идентификации работника или подтверждения права на трудоустройство. Если человек ранее имел ITIN, а позже получил право работать и стал eligible для Social Security Number, ему необходимо оформить SSN.

9. Водительские права или State ID
Американские водительские права или удостоверение личности, выданное штатом, могут использоваться как документ List B для Form I-9, если соответствуют установленным требованиям. List B подтверждает личность, но не право на работу. Поэтому водительские права обычно необходимо сочетать с документом из List C. Например, один из возможных вариантов может выглядеть так:

Driver's License + unrestricted Social Security card.
При этом Social Security card с ограничительной надписью вроде VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION не является обычным документом List C в этой комбинации.

Важно не запоминать отдельные комбинации наизусть, а каждый раз ориентироваться на актуальный Lists of Acceptable Documents, который прилагается к Form I-9.

10. Иностранный паспорт
Многие иммигранты предполагают, что иностранного паспорта достаточно для трудоустройства. Сам по себе иностранный паспорт обычно подтверждает личность, но его роль в Form I-9 зависит от того, с каким другим иммиграционным документом он используется. Например, для некоторых категорий иностранных работников действующий паспорт вместе с соответствующей Form I-94 может образовывать допустимую комбинацию List A.

Поэтому наличие паспорта еще не означает автоматического права на работу.

11. Form W-4
После приема на работу новому сотруднику обычно предлагают заполнить Form W-4 — Employee's Withholding Certificate.
Эта форма не подтверждает право на работу. Она используется работодателем для определения суммы федерального подоходного налога, которая будет удерживаться из зарплаты сотрудника.

В W-4 указывается информация, которая влияет на расчет withholding, включая семейное положение, некоторые налоговые корректировки, иждивенцев и возможные дополнительные удержания. IRS рекомендует работодателям иметь подписанную W-4 для каждого нового сотрудника.

Поэтому не стоит путать:
Form I-9 — проверка личности и права на работу.
Form W-4 — настройка федеральных налоговых удержаний из зарплаты.

Это две совершенно разные формы.

12. Банковские данные для Direct Deposit
Многие работодатели в США выплачивают зарплату через direct deposit — прямое перечисление денег на банковский счет сотрудника.

Для настройки выплат компания может попросить:

• название банка;
• routing number;
• account number;
• указать checking или savings account;
• иногда предоставить voided check или подтверждение банковских реквизитов.

Эти данные не подтверждают право человека на работу. Они нужны исключительно для перечисления зарплаты. Передавать банковские реквизиты следует только настоящему работодателю через официальный HR или payroll-процесс. Если неизвестная компания требует банковские данные еще до нормального интервью или предлагает сначала перевести ей деньги, это серьезный повод насторожиться.

13. Нужен ли диплом для трудоустройства?
Для большинства обычных вакансий диплом не является документом, подтверждающим право работать в США.
Но работодатель может потребовать подтверждение образования, если оно является важным условием вакансии.

Например, дипломы и профессиональные документы особенно важны для:

• медицины;
• образования;
• инженерных специальностей;
• юриспруденции;
• бухгалтерии и некоторых финансовых профессий;
• других лицензируемых специальностей.

Иностранного диплома иногда бывает недостаточно просто показать работодателю. Может понадобиться credential evaluation — оценка американским специализированным сервисом, а для регулируемых профессий дополнительно могут потребоваться государственные лицензии или экзамены.

14. Профессиональные лицензии
Для некоторых профессий право на работу в США и право заниматься конкретной профессией — это разные вопросы. Например, человек может иметь Green Card или EAD и полностью законное право работать, но все равно не иметь права работать врачом, медсестрой, электриком или представителем другой регулируемой профессии без необходимой лицензии.

Требования часто зависят от штата. Поэтому специалистам регулируемых профессий следует заранее проверить:

1. нужна ли лицензия;
2. какое ведомство ее выдает;
3. признается ли иностранное образование;
4. требуется ли evaluation диплома;
5. нужно ли сдавать экзамены;
6. требуется ли дополнительное обучение.

15. Документы для студентов F-1

Для студентов в статусе F-1 существуют отдельные правила трудоустройства. Сам статус студента не означает возможность свободно работать где угодно. Трудоустройство может быть ограничено правилами on-campus employment, Curricular Practical Training — CPT, Optional Practical Training — OPT или другими разрешенными вариантами.

При оформлении SSN студенту F-1 в зависимости от типа работы могут понадобиться I-20, письмо учебного заведения, подтверждение работодателя или EAD. SSA отдельно описывает требования для F-1 студентов, включая случаи CPT и работы на кампусе.

Поэтому студентам особенно важно сначала согласовать трудоустройство с Designated School Official — DSO.

16. Нужно ли отдавать работодателю оригиналы документов?
Работодатель должен проверить документы, используемые для Form I-9. В обычном процессе сотрудник предоставляет допустимые документы для проверки, после чего оригиналы возвращаются владельцу.

USCIS указывает, что работодатель должен проверить документы и определить, выглядят ли они подлинными и относятся ли они к конкретному человеку. Работодатель может делать копии в соответствии со своими правилами, но документы принадлежат сотруднику и должны быть возвращены.

Не стоит оставлять оригинал паспорта, Green Card или EAD работодателю «на хранение».

17. Работодатель не должен выбирать документы за сотрудника
Это один из наиболее важных моментов для иммигрантов. Работодатель может попросить сотрудника подтвердить личность и право на работу через Form I-9, но не должен диктовать конкретный документ из допустимого списка. Например, если человек предоставляет допустимый документ List A, работодатель не должен дополнительно требовать Green Card, Social Security card или другой документ только потому, что сотрудник является иммигрантом.

Сотрудник сам выбирает допустимые документы из официального списка.

18. Следите за сроком действия разрешения на работу
Для некоторых иммигрантов право на работу имеет ограниченный срок. Если Employment Authorization Document или другой документ, подтверждающий разрешение на работу, имеет дату окончания, важно заранее разобраться с продлением.
В определенных случаях USCIS предусматривает автоматическое продление отдельных документов или специальные правила подтверждения статуса, но они зависят от категории и действующих правил.

Поэтому нельзя просто предполагать, что поданная заявка на продление автоматически позволяет продолжать работу. Необходимо проверять правила именно для вашей категории и документа.

Что желательно подготовить перед первым рабочим днем
Чтобы оформление прошло быстрее, заранее соберите необходимые документы и проверьте их сроки действия. Полезный список выглядит примерно так:

1. Документы для Form I-9.
2. Social Security Number, если он уже получен.
3. Информация для заполнения Form W-4.
4. Банковские реквизиты для direct deposit.
5. Дипломы или сертификаты, если их требует работодатель.
6. Профессиональная лицензия, если она необходима для вашей профессии.
7. Контактная информация и адрес проживания.

При этом совершенно не обязательно приносить работодателю все перечисленные документы сразу. Для Form I-9 нужно предоставить именно допустимую комбинацию из официального списка, а остальные документы зависят от конкретного работодателя и позиции.

Какие документы чаще всего путают
Новому иммигранту полезно запомнить простое различие:
Green Card — подтверждает статус постоянного резидента и право на работу.
EAD — разрешение на работу для определенных категорий иностранцев.
I-94 — информация о въезде и иммиграционном классе; в отдельных категориях участвует в подтверждении права на работу.
SSN — номер Social Security, используемый в том числе для зарплатной и налоговой отчетности, но сам по себе не создает право на трудоустройство.
ITIN — налоговый идентификационный номер, который не дает права работать.
Form I-9 — форма работодателя для проверки личности и права на работу.
Form W-4 — форма для расчета федеральных налоговых удержаний.

Если понимать эту разницу, процесс оформления на работу становится намного проще.

Главное, что нужно знать иммигранту
Для законного трудоустройства в США важнее всего не наличие конкретной карточки, а наличие действительного права на работу и возможность подтвердить его документами, предусмотренными Form I-9.

Не передавайте работодателю больше документов, чем требуется, и не позволяйте неизвестным людям забирать оригиналы паспорта, Green Card или EAD. Проверяйте сроки действия своих иммиграционных документов и заранее занимайтесь продлением, если оно необходимо.

Если вы не уверены, дает ли ваш конкретный иммиграционный статус право на трудоустройство, лучше проверить информацию непосредственно на сайте USCIS или получить консультацию квалифицированного иммиграционного специалиста до начала работы.